Дедлайн - вчера. Что съедает ваше рабочее время?

Сдать вовремя проект, забрать до 18:00 ребенка из детского сада, встать рано, чтобы успеть на самолет... Чем бы мы ни занимались - везде важны сроки.  Даже если вы не признаете никаких границ, то с временными считаться придется.

Как все успевать на работе, чтобы оставалось время на личную жизнь? На этот вопрос ответила карьерный консультант Людмила Лукина. Она делится с Tengrinews.kz рекомендациями из книг, а также своими собственными наработками.

Карьерный консультант Людмила Лукина

Написать план

Чтобы выполнять все в срок, надо научиться делать две вещи: определять время работы над задачей и расставлять приоритеты. Чаще всего люди не успевают именно потому, что неправильно расставляют приоритеты. Или делают то, что занимает много времени, но не дает большого результата.

В первую очередь вам нужно составить план. Важно, чтобы он был перенесен из головы на бумагу или в гаджет. При таком подходе наглядно видны задачи, которые нужно выполнить, и проще поставить время их исполнения. В плане можно и нужно менять очередность задач. Например, у вас стоит приятное дело, которое можно сделать до послезавтра, и неприятное, которое нужно сделать завтра. Начните с того, что сделать нужно раньше.

Иллюстративное фото: unsplash.com

Иногда бывает эффективно переставить местами действия. Например, чтобы внедрить новое программное обеспечение, всему коллективу нужно посмотреть вебинар. После идет совещание-обсуждение увиденного. Большинство людей решат, что лучше посмотреть 1,5-часовое видео, а потом обсуждать вопросы. Я, как человек с системным мышлением, предложила другой вариант:  посмотреть видео всем вместе в офисе и сразу же принять решение.

Где здесь тайм-менеджмент? Мы две задачи "посмотреть" и "принять решение" совместили, ускорив выполнение задачи. Да, мы отдали на просмотр и обсуждение в сумме два часа рабочего времени. Но зато руководство точно знало, что видео посмотрели все люди, не требовалось времени на освежение в памяти интересных моментов - мы сразу останавливали и записывали комментарии. А самое важное - решение было принято в тот же день. Уже на следующий день мы купили программное обеспечение. А к концу месяца благодаря этому улучшили показатели по продажам.

План - основа основ. Пока нет плана, сократить время на выполнение задач и увеличить эффективность - невозможно.

Кому не нужен план?

Есть люди, которые сопротивляются составлению плана. Они могут огрызаться: "Мне еще, может быть, количество перекуров отразить?" Вероятно, у них нет проблем с тайм-менеджментом, может быть, работа размеренная, они ее знают, делают хорошо, форс-мажоров не бывает, как и строгих дедлайнов, при срыве которых кто-то пострадает. Или, если эти люди не укладываются в сроки, то это их особо не задевает. Такое тоже бывает.

Тайм-менеджмент нужен тем, кто хочет расти, повышать свою личную эффективность, подниматься по карьерной лестнице. Предположим, человек делал 10 задач за восемь часов работы, а хочет выполнять 15 задач. Или у человека семья и он хочет вечера и выходные проводить с семьей.

Иллюстративное фото: pixabay.com

Отношение к переработкам разное у всех работодателей. Есть компании, где на человека косо смотрят, если он в 18:00 встал и пошел домой. Но даже в такой компании при высокой личной эффективности, имея подтверждения этому: вот план - вот выполнение, вы сможете приходить и уходить домой ровно по часам.

Также тема актуальна для фрилансеров. У них нет времени рабочего и личного, все время - личное. Поэтому если они быстрее научатся выполнять свою работу, то больше времени будут свободны.

Как составлять и выполнять план?

Вариантов может быть сколько угодно. Это может быть список задач, дерево целей, project-план. Какой бы инструмент вы бы ни выбрали, важна именно целостность плана, то есть при выполнении всех задач на 100 процентов должен быть 100-процентный общий результат.

Например, для достижения цели "Сходить в театр" мы запланируем купить билеты и выбрать вечерний наряд. Но если мы не подумаем при планировании, что еще нужно освободить вечер, то цель достигнута не будет. Билеты есть, наряд есть, а в театр мы так и не попали. Все задачи в плане выполнены, а цель не достигнута.

Каждый человек сам решает, как ему обходиться с выполненными задачами. Кто-то зачеркивает, я - ставлю плюсики. Если задача выполнена не на 100 процентов, то можно поставить процент выполнения. Еще можно выделить цветом - недоделанное красным, чтобы когда завтра откроете ежедневник, сразу было видно важное невыполненное.

Фото ©Турар Казангапов

Здесь будет уместен лайфхак из популярных книг о тайм-менеджменте - разделение дел на "лягушек" и "слонов". В любом большом плане всегда есть какой-то процент действий, задач, которые вам делать не хочется: разбирать документы, сходить в налоговую. Скорее всего, вы будете откладывать этих "лягушек" все время на послезавтра. И послезавтра никогда не наступит. Но если результат для вас важен, то нужно рассуждать не с точки зрения "хочу" или "не хочу", а с точки зрения "быстро и много".

Если задачу можно выполнить за две-десять минут, то ее надо делать сразу. Когда гора с плеч падает, то возникает чувство эйфории, перекрывающее все ужасы, которые пришлось пережить в течение 10 минут. 

Расставить приоритеты

Расставлять приоритеты - это тоже искусство. У меня для этого есть эффективный инструмент, я под себя подстроила "Матрицу Эйзенхауэра". Я рисую две оси. Одна - время, вторая - условно говоря, эффективность, которая у каждой компании или человека будет измеряться в своих единицах - количестве клиентов, количестве просмотров, выручке.

Разберем на примере отдела продаж, где идет совещание, что нужно сделать, чтобы быстро привлечь новых клиентов? Вариантов будет много. У этих идей разная эффективность, и на их исполнение понадобится разное время. Начертим две оси - время и количество клиентов.

Визуализация ©Амир Абдулхаимов

Первый квадрат - получится быстро, но эффективность будет маленькой. Второй квадрат - получится долго и мало. Третий квадрат - быстро и много. Четвертый квадрат - долго и много.

Велик соблазн действовать исключительно в поле "быстро и много". Но это неправильный подход: не бывает такого, чтобы все задачи были в одном квадрате. Основная ошибка людей при расстановке приоритетов - думать, что все они находятся в квадрате "быстро и много". Все задачи приобретают приоритет №1, все силы направляются туда. На самом деле для долгосрочного эффекта усилия нужно распределить.

Вторая ошибка - думать, что приоритет №2 - делать задачи из квадрата "быстро, но мало". Тогда руки практически не дойдут до того, что нужно делать долго и что принесет большой эффект. Я рекомендую ставить больший приоритет тем задачам, которые займут больше времени, но в будущем принесут большой эффект. То есть делать ставку на "работу на будущее".

Насчет четвертого квадрата многие полагают, что этого в принципе вообще делать не надо. И правильно делают. Я с ними полностью согласна.

Посмотрим на примере поиска работы. Человек составил список задач: составить резюме, отдельный акцент сделав на описании желаемых обязанностей - чаще всего люди находят должностные инструкции по своей специальности и переписывают оттуда, написать портрет работодателя, сделать фотосессию для резюме.

Я рекомендую начинать с портрета работодателя. Это фактически про ценности. Чтобы задержаться на рабочем месте надолго, надо, чтобы ваши ценности и ценности компании совпадали. В ином случае вы быстро найдете работу, но спустя два-три месяца вновь будете в поисках. Второе - это резюме. Третье - фотосессия.

А четвертое - должностную инструкцию - можно вообще не делать. Во-первых, рекрутеры очень не любят видеть этот скопированный перечень в вашем резюме. Во-вторых, займет кучу времени, а эффект - не факт, что будет. Лучше потратить это время на описание своих достижений. Это тоже будет небыстро, но зато даст огромный эффект: и при составлении резюме, и при прохождении собеседования, и при любом другом случае, когда понадобится самопрезентация. Когда человек знает свои достижения, презентация будет звучать гораздо убедительнее.

Повысить собственную эффективность

Повысить свою эффективность можно, если увеличить горизонт планирования. То есть планировать не только сегодня и завтра, а еще следующую неделю, следующий месяц, следующий год.

Рекомендуется поставить перед собой большую общую цель на 3-5-10 лет. Когда вы ее описываете, расписываете подзадачи, составляете планы как достичь, то по времени очень четко видно, что нужно сделать сегодня, завтра, в следующем месяце, через год. Эта цель вас и мотивирует, и структурирует вашу деятельность. Это, что называется, "карьерный план".

Иллюстративное фото: pexels.com

Когда у вас есть подозрения, что вы много времени тратите впустую и поэтому, например, задерживаетесь на работе, то можно сделать хронометраж рабочего дня. Записывать все-все нужно в течение хотя бы недели. Например, получится, что ваш один рабочий день: один час - чтение новостей, два часа - совещание с коллегами, 1,5 часа - обед, четыре раза по 15 минут - чай и перекур, один час - составление отчета, два часа - рассылка писем, еще два часа уходит на то, чтобы позвонить всем тем, кому вы отправили письма. Итого - 9,5 часа, лишних полчаса на работе.

Тут очень важна подробность и честность. Если вы тратите на чай час в день, то можно подумать, как сделать так, чтобы попить чай можно было быстрее. Например, не ждать пока закипит чайник, а купить кулер или усилить напор воды в кранике. Или обед - 1,5 часа. Может быть, заказывать обед в офис и попросить руководство оборудовать кухню? Или на совещание - два часа. Может быть, 10 минут каждое утро будет достаточно вместо двухчасовых обсуждений каждую неделю?

Когда я вижу, на что я трачу время, то начинаю понимать, как его можно сэкономить. По такому же принципу работает лень. Не зря говорят, что ленивые люди - самые лучшие работники. Им не хочется тратить много времени на что-либо, и они придумают, как это оптимизировать. Также можно наблюдать за коллегами либо напрямую спросить про их лайфхаки - как что-то делать быстрее и эффективнее.

В то же время такой тайминг может помочь улучшить самочувствие. Если вы видите, что работали четыре часа без перерыва, а результат не выше, чем когда вы работали с перерывами, то можно задуматься об отдыхе каждые 45-60 минут.

Все время работы поддерживать концентрацию внимания не получится. Многие даже не замечают, как перелистывают рабочий экран на соцсеть или мессенджер. Они в поисках отдыха таким образом могут потратить два-четыре часа на соцсети. Во время коротких перерывов можно сделать выбор в сторону прогулки по офису, разглядыванию прохожих за окном или просто тепло пообщаться с коллегой.

Ключ к эффективности - в осознанности ваших действий.

Ольга Пастухова