Про рабочие совещания...
Исследования американских ученых говорят о том, что современные руководители проводят около 25 процентов своего рабочего времени на всевозможных собраниях. У нас в Казахстане, вероятно, примерно такая же картина. Впрочем, это зависит от сектора. Не берусь утверждать наверняка, но смею предположить, что в нашем госсекторе этот процент может быть даже выше.
Я лично знаком со многими руководителями госорганов и компаний. И почти все они в один голос говорят о том, что совещаний в их работе порой слишком много... Настолько много, что бывает совершенно не остается времени на то, чтобы вникнуть в документы, подумать, изучить проблемы, рассмотреть возможные варианты их решения. Рабочий день состоит из одних совещаний в различных инстанциях по различным вопросам. Потому некоторые выходят на работу в выходные. В будни заняться аналитической, творческой работой мало кому удается. И это, в общем-то, большая проблема. Она свидетельствует об определенных пробелах в менеджменте.
Собрания - это неизбежная часть работы. И они действительно необходимы. Надо обсуждать, принимать какие-то решения.
Проблемы начинаются, когда организаторы собраний мало что понимают в их организации. Проводят собрания по поводу и без, приглашают на них тех, кого приглашать не надо, да и ведут эти собрания совершенно неэффективно.
Что же полезно знать о собраниях? Базовые вещи.
Во-первых, надо понимать цель. Ради чего проводится собрание. Если просто о чем то проинформировать, то иногда можно обойтись и электронным письмом. Прежде чем собирать людей, надо спросить себя: могу ли я добиться этой цели иным, более эффективным способом?
Во-вторых, если решили собрание проводить, то его надо планировать. Понимать перечень обсуждаемых вопросов, иметь какой-то регламент.
В-третьих, надо понимать, кто действительно нужен на собрании. Без чьего участия достичь поставленной цели нельзя. Не приглашать всех подряд, но собирать тех, кто действительно необходим. При этом по возможности людям надо дать возможность подготовиться к собранию, известив их о вопросах и времени как можно раньше.
Лично я очень много рабочих встреч и собраний провожу в онлайн-режиме. Это экономит время всем. Рекомендую сервис zoom.us. Он позволяет до 50 человек собирать на встречу онлайн. Очень удобно.
Думаю, многим нашим руководителям было бы нелишним почитать какую-нибудь литературу по эффективным собраниям. Это бы очень серьезно повысило нашу общестрановую эффективность...
